Capita a tutti, prima o poi, di trovarsi alle prese con una presentazione da preparare: il direttore commerciale che deve presentare i dati di vendita al management, il responsabile della comunicazione che deve preparare una presentazione istituzionale dell’azienda o dei prodotti, il direttore amministrativo che deve mostrare i risultati di bilancio al consiglio di amministrazione o il responsabile delle risorse umane che deve condividere con l’azienda obiettivi e strutture organizzative.
Qualsiasi sia il reparto, il manager deve saper creare una presentazione efficace. Come?
In primo luogo occorre avere le idee chiare e identificare l’obiettivo della comunicazione, quindi è utile tracciare il percorso narrativo necessario al raggiungimento di tale obiettivo. Ricordiamoci infatti che, qualsiasi sia lo scopo, un uso intelligente dello stroytelling può facilitare notevolmente la comunicazione e quindi creare le condizioni per avere un pubblico ben disposto all’ascolto e più facile alla persuasione.
Al di là del contenuto, occorre poi curare la forma della comunicazione. In particolare, quando si tratta di una presentazione è necessario saper utilizzare uno strumento potente come Power Point in maniera professionale.
Solitamente si lavora all’interno di uno schema istituzionale non modificabile, che crea quindi un vincolo – da rispettare – in termini di spazio. Non c’è infatti nulla di più fastidioso del vedere una presentazione col testo che esce dai limiti fino a coprire parte del template aziendale!
Dentro quei limiti occorre inserire i contenuti in maniera agile, con un corretto utilizzo dei font e dei colori, in modo che la presentazione risulti chiara, leggibile ed eventualmente anche stampabile.
Non basta però limitarsi al testo, anzi…. Una presentazione in cui tutte le slides sono testi scritti è estremamente noiosa e difficile da seguire. Meglio fare uno sforzo e cercare di trasferire i concetti attraverso elementi grafici. In ogni slide di Power Point è possibile inserire immagini, video, grafici, organigrammi, tabelle… riuscendo così a creare diapositive che catturano l’attenzione e che più facilmente si fissano nella memoria.
Per evidenziare alcuni elementi è inoltre possibile aggiungere animazioni, ma è meglio non abusarne, il rischio è infatti quello di movimentare troppo la comunicazione, facendo perdere il filo del discorso e riducendo quindi l’efficacia del messaggio.
Una volta pronta la presentazione è consigliabile fare alcune prove, per vedere come appare la sequenza delle diapositive, come sono le transizioni da una all’altra, se tutte le animazioni funzionano…. Insomma per controllare di avere fatto un buon lavoro, che sia, appunto, presentabile!
