Microsoft Power Point® è un programma prodotto da Microsoft® e distribuito sotto licenza commerciale, all’interno del pacchetto Office, che permette di creare presentazioni multimediali, che possono contenere immagini, video, audio e diversi effetti di animazione.
È uno degli strumenti più diffusi ed utilizzati per le presentazioni aziendali, ma spesso in maniera poco efficace. Vediamo quindi alcuni suggerimenti, per trasformare una serie di “slide” poco attraenti in una presentazione interessante.
1 – Definire un modello, in linea con la comunicazione aziendale
Il modello è la base su cui andranno inseriti i contenuti della presentazione. È importante che un’azienda abbia un modello istituzionale condiviso con tutti i reparti aziendali, che venga utilizzato da tutti coloro che si apprestano a creare una presentazione per clienti, fornitori, soci, e in generale verso gli interlocutori aziendali.
Solitamente il compito di creare un modello viene affidato all’ufficio marketing / comunicazione, che può a sua volta demandare la cosa ad un’agenzia esterna oppure crearlo in autonomia. Nel primo caso saranno i grafici dell’agenzia a fare delle proposte, tra cui l’azienda sceglierà quella più rappresentativa; nel secondo caso si può partire dai modelli suggeriti dal programma, nel momento in cui si decide di creare una nuova presentazione.
Come si può vedere in questa immagine, esistono già numerosi modelli e temi predefiniti. Importante è scegliere quello che più si adatta all’immagine aziendale. Ad esempio, un’azienda agricola che vende prodotti biologici, punterà su un modello in cui prevalgono i toni del verde e i colori naturali, mentre un’azienda che produce componenti elettronici preferirà un layout più geometrico, essenziale, basato su colori più freddi quali il blu o il verde scuro.
Il Layout può prevedere una grafica come “cornice” della presentazione, oppure centrale, in filigrana, in questo caso, si può scegliere di utilizzare come sfondo il logo aziendale oppure una immagine istituzionale dove l’azienda risulti facilmente riconoscibile.
2 – Personalizzare lo schema delle diapositive
Una volta scelto il modello, occorre procedere con la personalizzazione. Per fare questo si opera a livello di schema diapositiva. Anche in questo caso, è il programma stesso a guidarci nella personalizzazione: per alcuni modelli suggerisce di lasciare lo sfondo invariato indipendentemente dal contenuto, mentre in altri casi, suggerisce delle modifiche per rendere più efficace la presentazione
Come si vede in questa immagine, il programma permette di modificare i colori, i font, la dimensione dei caratteri per titoli, sottotitoli, testi. Permette di modificare i colori di sfondo, di inserire il logo…insomma di personalizzare il modello scelto sulla base dei colori e delle esigenze aziendali.
Il programma permette inoltre di salvare un insieme di colori, di sfondi e di font aziendali e di impostarli come predefiniti nello schema della presentazione.
Una volta personalizzato lo schema, impostati i colori e i font, sarà possibile salvare questo template definitivo e renderlo disponibile a tutti i reparti, che dovranno necessariamente usare queste impostazioni per le loro presentazioni.
3 – Fornire una formazione adeguata
Dopo aver creato il template perfetto per rappresentare l’azienda, può capitare di vederlo stravolto nelle presentazioni fatte da persone diverse in diversi reparti. Questo spesso non è dovuto a una sorta di insubordinazione alle regole aziendali, ma alla non corretta conoscenza del programma, per cui un dipendente che non sa utilizzarlo correttamente o a cui non è stata spiegata l’importanza di una comunicazione coerente e consistente, crea un “suo” modello, magari simile a quello aziendale, solo perché con quello non riesce a inserire i contenuti come gli sembra più opportuno.
Un accorgimento importante, ad esempio, è utilizzare sempre la voce del menu “nuova diapositiva”, per aggiungere contenuti. In questo modo sarà lo stesso Power Point a suggerire quale tipo layout utilizzare a seconda del contenuto e andrà a caricare esattamente quello che è stato definito in fase di progettazione.
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